Οι 3 γραμματείες του ΤΕΙ Καστοριάς γίνονται 1‏

Το Συμβούλιο του Παραρτήματος Καστοριάς γνωστοποιεί προς όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας ότι από τις 25 Οκτωβρίου και εφεξής η παροχή διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης των υφιστάμενων Τμημάτων θα γίνεται σε επίπεδο Παραρτήματος. Οι κύριοι παράγοντες που οδήγησαν στην οριζόντια υποστήριξη όλων των διοικητικών υπηρεσιών του Παραρτήματος είναι οι ακόλουθοι: η μεγάλη έλλειψη διοικητικού προσωπικού που παρατηρείται στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, η ψήφιση του νόμου 4009/2011, που προβλέπει τη δημιουργία ενιαίας Γραμματείας Σχολής, ο υπέρογκος διοικητικός φόρτος εργασίας που επιβαρύνει τους διοικητικούς υπαλλήλους οι οποίοι καλούνται να διεκπεραιώσουν τις υποθέσεις και να ανταποκριθούν σε συγκεκριμένα στενά χρονικά όρια, καθώς και η αύξηση του αριθμού των ενεργών φοιτητών που δεν συνοδεύτηκε από ανάλογη αύξηση του διοικητικού ανθρώπινου δυναμικού.

Η οριζόντια διάρθρωση των υπηρεσιών προβλέπει τα παρακάτω:
Όλοι οι διοικητικοί υπάλληλοι υποστηρίζουν την Γραμματεία του Παραρτήματος. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι όλοι οι διοικητικοί υπάλληλοι είναι γνώστες όλων των υπηρεσιών έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η εξυπηρέτηση όλων των σπουδαστών, ανεξάρτητα με το Τμήμα στο οποίο ανήκουν και ανεξάρτητα αν κάποιος ή κάποιοι υπάλληλοι απουσιάζουν από την υπηρεσία.

Τυπικά οι Γραμματείες των Τμημάτων εξακολουθούν να ισχύουν με την έννοια ότι θα εκδίδονται όλα τα απαραίτητα διοικητικά έγγραφα που υποστηρίζουν τα τμήματα μέχρι την εφαρμογή του νέου νόμου. Αυτό που αλλάζει άμεσα είναι οι αρμοδιότητες του διοικητικού προσωπικού, οι χώροι καθώς και ο τρόπος εξυπηρέτησης όλων των επιμέρους ομάδων που απαρτίζουν την ακαδημαϊκή κοινότητα.

Η νέα διάρθρωση της Γραμματείας Παραρτήματος έχει ως εξής:
Δημιουργείται Γραμματεία Εξυπηρέτησης Κοινού που στελεχώνεται από μία μόνιμη διοικητική υπάλληλο συνεπικουρούμενη από συνεργάτες φοιτητές-τριες. Η Γραμματεία Εξυπηρέτησης Κοινού θα λειτουργεί καθημερινά από τις 9.00 μέχρι τις 13.00 και θα δέχεται όλες τις αιτήσεις και όλα τα ερωτήματα που θέτουν οι επιμέρους ομάδες της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη Ε.Π., επιστημονικοί και εργαστηριακοί συνεργάτες, μέλη ΕΤΠ, μέλη της διοίκησης, εξωτερικό κοινό). Χωροταξικά, η Γραμματεία Εξυπηρέτησης Κοινού θα λειτουργεί στο χώρο που καταλάμβανε μέχρι σήμερα η Γραμματεία και το Γραφείο Προϊσταμένου του Τμήματος Δημοσίων Σχέσεων και Επικοινωνίας. Τα αιτήματα – ερωτήματα όλων των ομάδων κοινού υποβάλλονται στη Γραμματεία Εξυπηρέτησης Κοινού και εφόσον δεν μπορούν να ικανοποιηθούν άμεσα προωθούνται για περαιτέρω διεκπεραίωση. Το κάθε αίτημα-ερώτημα υποβάλλεται γραπτώς για να μην παραμεληθεί και για να κρατηθεί μια σειρά προτεραιότητας. Το Γραφείο Εξυπηρέτησης Κοινού δέχεται δια ζώσης τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας στις παραπάνω ώρες λειτουργίας και απαντά στα εισερχόμενα τηλέφωνα.

Θέματα που χρήζουν διεκπεραίωσης μεταβιβάζονται στο Γραφείο Διοικητικών Υπηρεσιών του Παραρτήματος. Το Γραφείο αυτό στελεχώνεται από όλους τους υπηρετούντες διοικητικούς υπαλλήλους του Παραρτήματος οι οποίοι καλούνται αυτόνομα ή/και σε συνεργασία με τους Προϊσταμένους των Τμημάτων να δώσουν λύση σε θέματα ακαδημαϊκής και διοικητικής υφής. Οι λύσεις μετέπειτα προωθούνται στο Γραφείο Εξυπηρέτησης Κοινού για την ενημέρωση των ενδιαφερομένων. Το Γραφείο Διοικητικών Υπηρεσιών προγραμματίζει και οργανώνει όλες τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν βάσει χρονοδιαγράμματος και κατανέμει το έργο ανάλογα. Από το Γραφείο αυτό θα εκδίδονται όλες οι ανακοινώσεις που μέχρι σήμερα εκδίδονταν από τις επιμέρους Γραμματείες των Τμημάτων.
Από εδώ και στο εξής εφαρμόζονται κοινές διαδικασίες και χρονοδιαγράμματα για τις διοικητικές υπηρεσίες του Παραρτήματος. Αυτό απλά σημαίνει ότι όπου είναι εφικτό υιοθετείται κοινή πολιτική.
Αντιλαμβανόμενοι ότι αυτή είναι μια ριζική αλλαγή στη λειτουργία του Παραρτήματος, ζητούμε την κατανόηση σας καθώς και την συνεργασία σας.

Το Συμβούλιο Παραρτήματος Καστοριάς